Guía de uso de ArcanRH

Pantalla principal, con un resumen operativo en tiempo real:

• Equipo — cantidad de empleados activos.
• Pendientes — registros de horas y solicitudes de ausencia esperando tu aprobación.
• Período — el mes o quincena abierto para carga de novedades.
• Novedades CPN — acceso directo para exportar la planilla del período al contador.
• Cerrar período — asistente de 3 pasos: verificar novedades → consolidar horas → generar reporte.

El bloque Requieren tu atención junta todo lo que necesita una decisión tuya: solicitudes de ausencia sin resolver, alertas por vencimientos legales, fichajes sin cerrar y documentos que subió un colaborador y todavía no revisaste. Cada ítem queda visible hasta que lo resolvés o lo descartás con Ignorar — no desaparece solo por el paso del tiempo. Más abajo, una barra aparte indica si hay investigaciones internas abiertas.

Si tenés días de prueba restantes, un banner muestra el contador y un botón para suscribirte.

El listado completo de tu equipo. Desde acá podés:

• Agregar un empleado con legajo, nombre, apellido, CUIL, CCT, fecha de ingreso, categoría, modalidad de trabajo y jornada semanal.
• Editar cualquier dato en cualquier momento.
• Desactivar a quien deja la empresa: no se borra, queda en el historial.
• Importar desde CSV — columnas requeridas nombre, apellido, fecha_ingreso; opcionales cuil, jornada_semanal, modalidad, cct, categoria, vinculacion, email_personal, jornada_variable (SI / NO: sin turno fijo).
• Marcar Sin turno fijo en el sistema para quien tiene un horario que se diagrama día a día según la operación (por ejemplo choferes y peones): puede fichar sin tener un turno cargado, y sus horas se clasifican solas contra los topes de su convenio (ver Fichaje).
• Filtrar por estado (activos / inactivos) y buscar por nombre o legajo.

Tipos de vinculación

• En relación de dependencia — empleado formal registrado. Requiere CUIL. Se incluye en Novedades CPN.
• Sin registrar — personal informal. CUIL opcional. No se incluye en Novedades CPN.
• Contratista / Freelancer — trabajo por honorarios. CUIL opcional. No se incluye en Novedades CPN; habilita el módulo Honorarios y el Portal Freelancer.

Portal del Colaborador

Al cargar el email personal, el sistema le envía automáticamente una invitación con el link para crear su cuenta. El empleado se registra con ese mismo email y entra directo a su portal. Si ya tenía cuenta, va a arcanrh.com.ar/portal. Si el email no coincide, ve un mensaje de “sin acceso”: se corrige editando el legajo.

Nota ·La fecha de ingreso tiene implicancias legales (antigüedad, indemnización). Revisá que quede bien cargada al dar de alta y al editar.

Gestión de pagos a contratistas y freelancers. Aparece solo si tenés empleados con vinculación Contratista / Freelancer.

• Registrás cada honorario: contratista, concepto, monto (ARS o USD), período y fecha de pago.
• Estados: Pendiente, Pagado, Cancelado.
• Marcás como pagado con un clic; el sistema registra la fecha del día.
• Filtrás por contratista y por período.
• El contratista ve sus honorarios desde Portal Freelancer → Mis honorarios.

Licencias, vacaciones y ausencias de todo el equipo.

• Cargás una ausencia indicando empleado, tipo y fechas.
• Los empleados también pueden solicitar ausencias desde su portal; entran acá como pendientes y generan una alerta en el dashboard.
• Las ausencias aprobadas se incluyen automáticamente en las Novedades CPN.
• Tipos — vacaciones, enfermedad, maternidad/paternidad, matrimonio, duelo, examen, mudanza, donación de sangre (Ley 22.990), excedencia (Arts. 183–186 LCT), licencia por lactancia (Art. 179 LCT) y licencia sin goce de sueldo, entre otros.

Alertas de plazos legales

Cada solicitud genera una alerta con el tipo de licencia, las fechas, la duración mínima legal que corresponde según la LCT o el CCT del empleado (siempre la norma más favorable) y la fuente normativa. Así verificás de un vistazo si la solicitud cumple el mínimo antes de aprobarla.

Protección contra inconsistencias

• No se puede fichar ni cargar horas si el empleado tiene una ausencia aprobada en esa fecha (ni desde el admin ni desde el portal).
• No se puede crear una ausencia si el empleado ya tiene horas aprobadas o liquidadas en ese período.

Registro formal de apercibimientos y suspensiones aplicados a un empleado (LCT Arts. 67-69).

• Cargás la sanción: empleado, tipo (Apercibimiento o Suspensión) y motivo; en una suspensión, además, fecha desde y hasta.
• Queda constancia de quién la aplicó y cuándo, como respaldo si se discute más adelante.

Nota ·ArcanRH no evalúa la proporcionalidad de la sanción ni valida la causa invocada — deja constancia formal de que el empleador la aplicó. La decisión y su fundamento son siempre tuyos.

Repositorio de documentación por empleado.

• Subís recibos, contratos, certificados, constancias.
• El empleado puede dar conformidad electrónica a un documento desde su portal: al confirmarlo, el sistema registra fecha, hora e IP como respaldo, y queda marcado como Confirmado para ambas partes.
• El empleado también puede subir sus propios documentos (certificados médicos, constancias) desde el portal.
• El filtro del listado es por visibilidad del documento.
• Certificado de trabajo — para un empleado dado de baja, generás en PDF el certificado del Art. 80 LCT (constancia de que la relación laboral existió, con fecha de ingreso y egreso y tareas desempeñadas). No reemplaza la certificación de servicios y remuneraciones, que incluye datos de sueldo y aportes que ArcanRH no gestiona.

Control de entrega de elementos al personal — equipamiento, uniformes, herramientas, EPP. Registrás qué se entregó, a quién y cuándo, y llevás el historial por empleado.

Visualización interactiva de la estructura jerárquica. Se construye a partir del campo “Reporta a” de cada empleado; podés editar las relaciones desde la misma vista y expandir o colapsar por niveles.

La base de toda la planificación. Creás los turnos que usa tu empresa (por ejemplo Mañana 06:00–14:00, Tarde 14:00–22:00, Noche 22:00–06:00) con horario de entrada y salida, días de la semana, color, y un descanso opcional dentro de la jornada.

• Asignás turnos a empleados individualmente, con fecha de inicio.
• Auto-asignar propone una distribución y te muestra un puntaje de viabilidad antes de confirmarla.
• El sistema advierte si una asignación supera el máximo de horas semanales del CCT, deja al empleado sin franco o con menos de 12 horas de descanso entre jornadas (Art. 197 LCT). Son avisos: la decisión es tuya, salvo que actives la aplicación estricta en Configuración.

Nota ·Definí primero todos los turnos de la empresa. Los turnos son la materia prima de Cuadrantes y de Dotación.

Registro de canjes de turno entre dos empleados para una fecha puntual.

• Cargás quién solicita el canje, quién lo recibe, la fecha y, si corresponde, el turno involucrado.
• Si el acuerdo ya está validado entre ambos, la cargás directamente como aprobada; si no, queda pendiente para que la apruebes o la rechaces (con motivo, si la rechazás).

Nota ·ArcanRH no reprograma el cuadrante ni la asignación de turnos automáticamente al aprobar una permuta — es el registro administrativo del acuerdo; el ajuste del calendario lo hacés vos si corresponde.

Planificación automática de rotaciones para equipos que trabajan por turnos rotativos o cobertura 24/7 (estaciones de servicio, seguridad, fábricas, sanidad, gastronomía, farmacias). El motor arma la rotación por grupos respetando el descanso semanal y los topes de nocturnidad del CCT elegido; cada convenio con reglas propias tiene su motor dedicado.

Cómo crear un cuadrante

Paso previo: tener los turnos definidos. Después, desde Cuadrantes → Nuevo cuadrante, un asistente de 5 pasos:

1. Configuración — nombre del cuadrante, tipo de cobertura y semana de inicio del ciclo.
2. Turnos — qué turnos entran en la rotación y en qué orden.
3. Empleados — seleccionás quiénes participan; el sistema los reparte en grupos parejos automáticamente (se recomiendan al menos 2 por grupo).
4. Validación — el sistema chequea la rotación contra la LCT y el CCT y muestra errores y alertas.
5. Confirmación — revisás el resultado y creás el cuadrante.

Tipos de cobertura

• Franco semanal completo — cualquier cantidad de turnos; se usan tantos grupos como turnos más uno, y cada grupo tiene una semana calendario entera de franco por ciclo (descanso semanal de 35 horas continuas de la LCT garantizado).
• Rotación 7×3 — 4 grupos fijos y exactamente 3 turnos (mañana, tarde, noche), con el franco repartido en bloques a lo largo de un ciclo de 28 días. Para operaciones donde nadie puede tener una semana entera libre.
• Regímenes con topología propia (por ejemplo guardias médicas del CCT 809/25) usan su propia configuración de guardias y descansos.

La tabla del cuadrante

Muestra a cada empleado en una fila y los días en columnas, con badges de color por turno y el franco marcado como libre. Indica en qué semana del ciclo estás y se navega semana a semana. Podés tener varios cuadrantes por empresa (uno por área o función) y navegarlos con pestañas.

Genera el cronograma mensual de un área con dotación fija por franja (por ejemplo 2 personas de mañana, 2 de tarde, 1 de noche), usando la nómina real y con continuidad mes a mes. Pensado para sectores donde el CCT define reglas propias de jornada, descanso y nocturnidad — el motor las aplica y marca los desvíos.

• Asistente que toma el área, la cobertura por franja y el mes a generar.
• El motor genera respetando los parámetros de la LCT y del CCT del área: si no puede cubrir un puesto sin superarlos, lo deja sin cubrir y te lo informa. Las alertas de práctica del sector solo advierten.
• Podés editar el cronograma a mano. Tus cambios se guardan y, si alguno queda por fuera de un parámetro (tope diario, descanso entre jornadas, días seguidos sin franco), te lo informa con su cita.
• Exportación del cronograma en CSV, Excel y PDF.
• Historial — cada cronograma generado queda guardado y se puede volver a consultar.

El CCT se toma del que esté configurado en Configuración. Los convenios con motor dedicado usan sus reglas específicas; el resto cae al régimen general de la LCT.

Registro de entrada y salida en tiempo real, desde la sede o desde el celular de cada empleado.

Desde el admin

En Fichaje ves a todos los empleados activos con su estado del día (en verde los que ya ficharon entrada, con la hora). Tocás a un empleado y confirmás. Ideal para una tablet en la entrada.

Desde el celular del empleado

El empleado ficha su propia entrada y salida desde Portal Colaborador → Fichaje, sin que el admin intervenga.

Ubicación (GPS) y foto

Son opcionales y se configuran por empresa. Con el fichaje por ubicación activado, se puede exigir que el empleado esté dentro de la zona de trabajo definida (geofencing) para registrar la entrada, y la salida puede solo advertir o también bloquear. Todo fichaje fuera de zona queda marcado con la distancia real al lugar de trabajo, como dato auditable. La foto es una toma simple al momento de fichar, sin reconocimiento facial ni verificación biométrica — sólo una imagen guardada junto al registro.

Fichaje por código QR

Alternativa para cuando los celulares del equipo no pueden dar permiso de ubicación. Desde Configuración → Fichaje por código QR generás un código, lo imprimís y lo pegás en un lugar visible. El empleado lo escanea y ficha sin que se le pida la ubicación. Un QR impreso no verifica dónde está la persona: si sospechás un uso indebido, el botón Regenerar invalida el código anterior al instante. Los fichajes por QR quedan marcados como tales.

Con turno asignado o sin turno fijo

Para separar horas normales de horas extra, el sistema necesita una referencia. Lo habitual es el turno asignado (ver Turnos): lo que se ficha fuera del turno es hora extra. Si un empleado no tiene turno para ese día, el sistema le avisa y no registra el fichaje hasta que tenga uno cargado o se lo marque como “sin turno fijo”.

Para quien tiene un horario que se diagrama día a día según la operación (choferes, peones) y no un turno fijo cargado, se marca Sin turno fijo en el sistema en su legajo. Ficha igual, sin turno, y al cerrar cada fichaje el sistema suma lo trabajado en el día y en la semana (lunes a domingo) y lo compara contra los topes máximos de su convenio, o de la Ley 11.544 si no tiene uno (8 horas diarias o 48 semanales). Lo que supera esos topes es hora suplementaria según el Art. 201 de la LCT:

• Lo que supera el tope diario o el tope semanal queda como hora extra, pendiente de tu confirmación.
• En una jornada nocturna (21:00 a 06:00) el tope diario es de 7 horas; en una jornada mixta se reduce 8 minutos por cada hora nocturna (Art. 200 LCT).
• Camioneros (CCT 40/89): hasta 8 h 45 min por día y 44 h por semana son horas normales. Entre las 44 y las 48 h semanales son prolongación de jornada: no son horas extra, se pagan con el adicional por categoría del convenio (ítems 4.1.1 y 6.1.1) y se muestran aparte. Por encima de las 48 h, horas extra al 50% (ítem 4.1.4). Al chofer de larga distancia no se le cuentan horas extra por reloj: el convenio las compensa con el pago por kilómetro (ítem 4.2.3), y su control es el descanso (ver Viajes de larga distancia).

Un fichaje que empieza a la noche y termina pasada la medianoche se cierra normalmente al día siguiente.

Como referencia: la ley prevé que el horario de trabajo se fije y se dé a conocer al personal (LCT art. 197; en Camioneros, CCT 40/89 ítem 4.1.9). Esta opción no reemplaza ese horario: sólo le permite a ArcanRH registrar y clasificar las horas cuando el turno no está cargado en el sistema.

Nocturnidad y feriados trabajados

Cada registro calcula automáticamente las horas comprendidas entre las 21:00 y las 06:00 (jornada nocturna, Art. 200 LCT). Si el día fichado es un feriado nacional o el “Día del Gremio” propio del CCT del empleado (por ejemplo el 15 de diciembre para Camioneros), la jornada queda marcada como feriado trabajado, con el mismo tratamiento que un feriado nacional.

Auditoría

Cada registro editado a mano queda con un badge “✎ editado” y guarda el valor anterior. El histórico muestra el desglose de horas: horas laborales y horas de descanso por separado.

Si un empleado no puede fichar por GPS, la guía para desbloquear el permiso del navegador está en arcanrh.com.ar/docs/activar-ubicacion.

Cargás y aprobás los horarios de trabajo. Los registros del fichaje (admin y portal) también entran acá para aprobación. Una vez aprobadas, las horas se computan para el período y aparecen en Novedades CPN.

• El sistema compara el horario trabajado contra el turno asignado (o, con sin turno fijo, contra los topes diario y semanal del convenio) y separa horas normales de horas extras. Al confirmar cada hora extra elegís el tipo y el sistema aplica el recargo del Art. 201 de la LCT: 50% en días comunes (lunes a viernes, o sábado hasta las 13 h, también de noche) y 100% el sábado después de las 13 h, el domingo y los feriados. En Camioneros (CCT 40/89), si las 44 h semanales se distribuyen de lunes a viernes, las horas del sábado hasta las 13 h también van al 100% (ítem 4.1.1): en ese caso elegí la opción al 100%.
• Banco de horas — el saldo acumulado por empleado se actualiza automáticamente con los registros aprobados; cada movimiento (acumulación, uso, liquidación) queda registrado.
• Acuerdos de banco de horas — registrás el acuerdo individual con el empleado, que lo confirma desde su portal, antes de compensar horas en vez de pagarlas.
• Alertas — el sistema avisa cuando una jornada o una semana supera el límite del convenio, y también si un empleado supera el tope legal de 30 horas extras mensuales o 200 anuales (Decreto 484/2000).

Nota ·ArcanRH nunca aprueba ni rechaza horas extra por vos: solo calcula, separa y avisa. La decisión es siempre del empleador.

Vista de calendario del período: por cada empleado y día, el estado (trabajado, ausencia, franco, feriado, etc.) con una leyenda de colores. Sirve para revisar el mes de un vistazo antes de cerrarlo. La columna “Banco” muestra el saldo actual del banco de horas del empleado.

La exportación del período para la liquidación de sueldos.

• Elegís el período → ves el resumen de horas, horas extras, ausencias, altas, bajas y cambios de categoría → descargás en CSV o Excel.
• Columnas personalizables — con Personalizar columnas armás tu propia plantilla de exportación: qué campo va en qué columna, en qué orden y con qué encabezado, para que calce con el formato que ya usa tu estudio contable (Tango, Bejerman, Holistor, etc.). Sin personalizar, se exportan las columnas por defecto. Entre las columnas opcionales están las horas nocturnas, los kilómetros de larga distancia y las horas de prolongación de jornada (CCT 40/89).
• Solo incluye empleados en relación de dependencia registrada.
• El cierre de período puede ser mensual, quincenal o semanal, según lo que configures en Configuración. Con cierre quincenal o semanal, cada período se exporta y se cierra por separado.
• Al cerrar un período, el sistema verifica que no queden fichajes sin salida ni ausencias sin resolver; si los hay, no deja cerrar hasta que se resuelvan. Reabrir un período no tiene restricción.

El muro de actividad de la empresa: publicaciones, reconocimientos y novedades. Los empleados lo ven desde su portal y pueden reaccionar.

Enviás un reconocimiento público a un empleado, con un emoji y un texto. Se muestra en el Feed y en el portal de la persona reconocida. Los empleados también pueden reconocerse entre sí.

Calendario de los próximos cumpleaños del equipo, ordenados por fecha.

Publicás comunicados para todo el equipo. Quedan registrados y son visibles desde el Portal Colaborador.

Mensajería interna con historial de conversaciones.

Gestión de procesos de selección: creás posiciones con descripción, cargás candidatos y los avanzás por etapas (postulado, entrevista, oferta, contratado) con botones de estado. La posición se marca como Abierta, En proceso, Cerrada o Pausada.

Evaluaciones de performance. Creás templates con las preguntas que quieras (podés agregar, editar y quitar preguntas, o partir de las 5 por defecto), generás evaluaciones por empleado y período, registrás resultados y consultás el historial.

Objetivos y resultados clave. Cargás objetivos con sus resultados medibles y cambiás el estado de cada objetivo (En curso, En riesgo, Completado, Cancelado) desde la propia vista.

Encuestas de clima. Partís de una plantilla (clima general, onboarding de los primeros 90 días, etc.) o armás la tuya, la enviás al equipo y ves los resultados agregados. Las respuestas pueden ser anónimas.

Planes de capacitación por empleado: título, tipo, fecha límite e hitos. Cada empleado ve su plan desde el portal y actualiza el progreso de sus hitos.

Creás tareas con responsable, descripción y fecha límite. El empleado ve sus tareas asignadas desde el portal, con estado y prioridad.

Encuestas y formularios internos personalizados, con distintos tipos de pregunta. Los empleados los responden desde su portal; podés hacerlos anónimos.

El centro de alertas de compliance: lista todas las alertas activas ordenadas por vencimiento (plazos legales, ausencias sin resolver, vencimientos de documentación). Desde acá las resolvés o las descartás.

Registro confidencial de hechos graves en la empresa: acoso, discriminación, fraude, seguridad, conflicto de interés.

• Cargás un incidente, opcionalmente asociado a un empleado, con la descripción del hecho.
• Le seguís el estado: Abierto → En investigación → Resuelto → Cerrado, con notas internas sobre las acciones tomadas en cada etapa.
• Solo lo ven los administradores. No aparece en el Portal del colaborador ni en ningún reporte compartido. El Dashboard muestra únicamente un contador (sin nombres ni detalle).

No confundir con Alertas (arriba): eso son los recordatorios automáticos de plazos legales, otro sistema.

Módulo específico para choferes de larga distancia del Convenio de Camioneros (40/89), que en vez del límite de jornada general tiene un régimen propio de descanso. Solo aplica a empleados con esa categoría bajo ese CCT.

• El chofer registra “Iniciar viaje” y “Llegué a mi domicilio” desde su portal.
• El sistema avisa cuándo corresponde el descanso compensatorio de 36 horas cada 5½ días de viaje (ítem 4.2.13 del convenio), que se toma al volver a su domicilio, nunca a mitad de ruta. Si el viaje se extiende, el convenio suma descanso en proporción a los días de exceso: el sistema muestra los días acumulados, pero ese adicional no lo calcula — lo define el empleador.
• Lleva la planilla de control de kilometraje que exige el convenio, con la garantía mínima diaria (350 km, 700 km en zona cordillerana) — es un registro, no calcula el pago en pesos por kilómetro.
• El panel de administración muestra el estado de cada chofer (días acumulados, de viaje, en descanso) y la planilla de kilometraje por viaje cerrado.

Referencia de las reglas de jornada, descanso, licencias y nocturnidad que ArcanRH tiene incorporadas — de la Ley de Contrato de Trabajo y de cada Convenio Colectivo soportado. Es lo que el sistema usa para validar turnos, cuadrantes, dotación y ausencias, y para mostrar la duración mínima legal de cada licencia. El CCT de tu empresa se elige en Configuración; si un empleado tiene un CCT distinto al de la empresa, se puede indicar en su legajo.

También incorpora el feriado propio de cada gremio (“Día del Gremio”) cuando el convenio lo prevé — por ejemplo el 15 de diciembre para Camioneros (40/89) o el 22 de abril para la construcción (UOCRA, 76/75) — con el mismo tratamiento que un feriado nacional trabajado.

Tablero con los KPIs del equipo: total de empleados, tasa de actividad, ingresos y egresos de los últimos 90 días, ausentismo por tipo, estado de tareas, pipeline de reclutamiento, reconocimientos y publicaciones recientes.

Análisis de la evolución del equipo en el tiempo: dotación (headcount), ausentismo y engagement.

Asistente con contexto de tu empresa. Le preguntás por el estado del equipo, normativa laboral, un CCT o cualquier consulta operativa. Tiene acceso a datos reales de tu empresa (empleados activos, ausencias pendientes, tareas).